La Transformation Digitale RH d'AXA Partners avec Neocase: Challenges, Solutions et Avancées

Acteur international majeur, AXA Partners est une entité transversale d'AXA offrant une gamme étendue de solutions dans des domaines essentiels tels que l'assistance, l'assurance voyage et la protection crédit. L’entreprise se distingue en mettant en œuvre des solutions novatrices imaginées par l'unité AXA Innovation.

Avec une équipe de plus de 9 000 collaborateurs, elle répond partout et à tout moment aux besoins des entreprises désireuses d’améliorer l'expérience de leurs clients. 

Soucieuse du bien-être et de l’épanouissement de ses équipes, AXA Partners est engagée dans une démarche active de valorisation de l’expertise et de la diversité chez ses collaborateurs. Pour atteindre cet objectif, l’entreprise a souhaité créer une fonction de services RH partagés capable de soutenir une croissance globale forte tout en s’adaptant aux besoins locaux. 

💡Découvrez dans cet article :

1. Une organisation multiple et complexe

2. Les défis RH : vers une transformation globale

3. La solution: Neocase HR - Catalyseur de changement

4. Les avancées et les prochaines étapes: vers un avenir prometteur

5. En savoir plus

Une organisation multiple et complexe

Issue d’une fusion datant de 2015, l’entité Axa Partners est organisée de façon à la fois transverse et matricielle, à mi-chemin entre la structure fonctionnelle classique et l’organisation par projets 

Axa Partners regroupe 50 entités légales réparties sur 24 pays. Parmi ses 9000 collaborateurs, on retrouve ainsi une grande variété de profils et d’activités couvertes. Dans une recherche constante de progression et d’amélioration, l’entreprise investit dans des solutions capables d’accompagner sa transformation et la complexité de son organisation. La gestion administrative des ressources humaines repose sur un mix entre un Centre de Services Partagés RH global et des équipes locales qui se répartissent les tâches en fonction du lieu de travail des employés et du sujet à traiter. 

Les Défis RH: Vers une Transformation globale 

En 2020, Axa Partners faisait face à plusieurs challenges opérationnels RH : 

• La conformité de gestion des documents RH employés, dans un contexte historiquement décentralisé, notamment en matière de purge des documents.  
• Les audits internes liés aux documents RH employés, à faciliter via des outils sécurisés et partagés. 
• Les parcours collaborateurs à digitaliser pour homogénéiser les process tout en respectant les particularités locales. 
• Les demandes générales des employés liées à des sujets RH qui arrivaient principalement par mail aux équipes locales, représentant une charge administrative lourde et difficile à mesurer. 
• L’accès aux données liées à l’activité administrative RH (en termes de volumes, d’origine géographique et de périmètre) pour la planification stratégique des effectifs.  
• Une amélioration globale de la performance RH via l’automatisation et la digitalisation des demandes RH employés. 

Au cours de la même année, AXA Partners a fait le choix de se doter de la solution Neocase HR pour relever ces défis RH et atteindre : 

• Un gain de productivité dans le traitement des opérations RH courantes, 
• Une expérience collaborateur unifiée et satisfaisante, 
• Une conformité légale et réglementaire systématique. 
  
  

La Solution: Neocase HR - Catalyseur de Changement 

En quelques mois, la solution a été déployée dans 12 pays, avant de s’étendre en 2023 à 24 pays. Au quotidien, 8000 employés d’Axa Partners utilisent la solution Neocase.

Grâce au module Case Management, les questions des employés sont automatiquement distribuées aux équipes locales ou au Centre de Services Partagés en fonction de critères géographiques et thématiques. L’activité globale est mesurée, des rapports peuvent être édités et partagés chaque semaine entre les différentes directions de services impliqués grâce à l’API Neocase. La prise de décisions stratégiques est ainsi facilitée. Très concrètement, les employés reçoivent désormais une réponse en moins de 48h, améliorant considérablement l’expérience employé. 

Le module EDM a permis à Axa Partners d’automatiser les règles de purge et de faciliter les audits internes portant sur les documents RH des employés. La génération automatique de documents avancés tels que les contrats de travail est en cours, dans un contexte complexe d’organisation multi-pays.  

Les parcours collaborateurs sont désormais gérés par Neocase, à l’échelle mondiale tout en répondant aux besoins locaux et régionaux, dès la validation d’un candidat. Une intégration avec l’application d’ATS permet une centralisation de la donnée dans le HCM et l’intégration avec un fournisseur de signature électronique accélère les temps de traitement administratif. Les réglementations locales sont systématiquement respectées et les parcours de preboarding sont déclinés en fonction des pratiques de chaque territoire. Aux États-Unis par exemple, les RH n’éditent pas de contrat de travail si la proposition d’offre n’a pas été signée au début de la procédure. 

Cette hyperpersonnalisation est permise grâce au module BPM qui offre une grande flexibilité dans l’édition des processus RH internes. En ayant la main sur l’éditeur de processus, les services RH d’Axa Partners sont autonomes dans la digitalisation et la personnalisation de leurs processus. 

Les Avancées et les Prochaines Étapes: Vers un Avenir Prometteur 

Avec Neocase HR, AXA Partners a franchi une étape décisive dans sa transformation digitale des RH. Mais l'entreprise ne compte pas s'arrêter là. Les futurs développements incluent la digitalisation des entretiens de sortie et l'automatisation des requêtes employés les plus fréquentes, visant à améliorer davantage l'efficacité opérationnelle et l'expérience employé. 

En partenariat avec Neocase, AXA Partners continue d'innover et de repousser les limites, assurant ainsi un avenir prometteur, où l'efficacité opérationnelle et le bien-être des employés restent au cœur de chaque initiative.

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