L’onboarding est un phénomène tendance sur le marché des solutions RH. Personne ne manque d’idée pour rassurer des employeurs inquiets de voir leurs coûts de recrutement s’envoler. Surtout dans un contexte où la rétention des talents est une préoccupation majeure. Top 10 des bonnes pratiques d’onboarding, séminaires d’intégration dans le métaverse, mooks ou webinars inondent la toile.
Pourtant, l’onboarding est un sujet complexe aux enjeux déterminants. Il serait risqué de le sous-estimer ou de le réduire à une simple check-list. Vous pensez que la qualité de vie au travail ne se résume pas à mettre un baby-foot à la machine à café ? Dans la même logique, l’expérience que méritent vos collaborateurs ne saurait se contenter de quelques gadgets d’onboarding en ligne.
L’onboarding est défini comme le « processus consistant à aider les nouvelles recrues à s'adapter rapidement et en douceur aux aspects sociaux et de performances de leur emploi » (Bauer, 2010). Il s’agit du processus d’intégration du nouveau collaborateur après son arrivée, une fois le preboarding finalisé.
➡️Selon le Baromètre de l'expérience collaborateur 2022, l'onboarding est citée par 74% des répondants comme la première activité prioritairement concernée par l'expérience collaborateur.
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Réussir l’intégration de votre nouvel employé demande de porter une double attention. D’une part, votre nouvelle recrue doit franchir un certain nombre d’étapes liées à son apprentissage. D’autre part, vous devez lui permettre d’intérioriser son nouveau rôle au sein de votre organisation.
Objectif : permettre à votre nouvel arrivant de se mettre au travail le plus rapidement possible en réduisant son délai de productivité ou time to productivity. Le but poursuivi n’est pas uniquement de rentabiliser rapidement son temps de travail. Il s'agit aussi de lui permettre de se sentir utile (et donc potentiellement reconnu).
👉Pour ce faire, l’ordonnancement de votre onboarding permettra notamment de :
💻commander le matériel et les accès pour les mettre à la disposition de votre employé dès le jour de sa prise de poste
👨🎓anticiper ses besoins en formation, permettre le e-learning,
👫mettre en place un système de mentoring.
💡 Avec notre solution Employee Journey, la digitalisation de ces tâches :
☁️soulage la charge mentale des équipes RH et des managers,
⚠️réduit les risques de retard et d’erreur,
⚙️synchronise intelligemment la fonction RH,
📊homogénéise votre processus pour mieux l’évaluer ensuite.
D’un autre côté, vous devrez aussi veiller à ce que l’employé intériorise positivement son nouveau rôle, en développant notamment son capital social. Votre nouvelle recrue pourra ainsi éprouver un double sentiment d’appartenance. Il se sentira inclus à une organisation où tisser de nouvelles relations et intégré à un projet dans lequel se réaliser à titre personnel.
👉Pour favoriser cette intégration plus intérieure, vous pourrez par exemple :
🏢accueillir officiellement votre nouvel employé, lui faire visiter les locaux et lui présenter les équipes pour soigner la dimension humaine de l'onboarding,
👭mettre en place un système de parrainage pour favoriser l’intégration sociale,
💙transmettre les valeurs de votre entreprise (son histoire, sa culture, sa raison d’être) pour une meilleure intégration culturelle,
👌synchroniser vos actions d’intégration avec votre CSE pour impliquer le collectif de travail.
💡 Aucun outil en ligne ne peut se substituer à l’énergie que vous devrez mobiliser pour réussir cette étape. En revanche, la digitalisation du parcours collaborateur telle que proposée par l’offre Neocase Employee Journey procure plusieurs avantages. Un générateur de processus flexible et puissant, 100% no code, vous permet de personnaliser votre onboarding et de l’aligner avec vos procédures internes. L'automatisation permet à vos équipes de passer moins de temps sur les tâches administratives pour se consacrer pleinement à leur cœur de métier.
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👉20% de salariés pensent quitter leur emploi dès le premier jour (Source : Deloitte 2018 “Tendances RH 2019”).
Si le soir de son premier jour votre nouvel employé rentre chez lui avec le sourire, vous aurez réussi une étape cruciale. Pour autant, il peut encore rejoindre les rangs de ceux qui démissionnent au cours des trois premiers mois – et ils sont encore plus nombreux (22% - Source : LinkedIn study). C’est pourquoi pendant les premières semaines de la relation, toutes les parties prenantes doivent prioriser l’écoute et le dialogue .
Pour se projeter à moyen ou long terme, votre nouvel employé doit pouvoir poser des questions et échanger avec ses pairs et ses responsables.
👉Objectif : comprendre la culture de l’entreprise et sentir qu’il peut contribuer à sa transformation. C'est pourquoi notre solution Employee Journey prévoit :
☕des temps d’accueil animés par les RH et les managers,
📊un bilan à J+7,
☑️un questionnaire de satisfaction pour déceler rapidement un éventuel dysfonctionnement,
📝la rédaction d’une note d’étonnement pour rendre l'employé acteur de son intégration,
☀️un bilan en fin de période d’essai pour vérifier les premières impressions.
Ces occasions de rencontre peuvent être complétés par des after-works ou des déjeuners d’équipe. Vous favoriserez ainsi l’intégration sociale de vos nouvelles recrues en multipliant leurs réseaux relationnels. En effet, comme tout animal social, votre nouvel employé aura naturellement tendance à fréquenter ses réseaux déjà constitués (collègues proches, anciens camarades de classe, etc). En tant qu’employeur, c’est à vous d’activer les réseaux d’expertise et de complémentarité qui enrichiront votre organisation et son intelligence collective.
Vous l'avez compris : l’onboarding est un travail qui doit être conduit à plusieurs, sur la longueur et en profondeur. Mais il s’agit aussi de savoir comment communiquer votre procédure d’intégration vers l’extérieur. L’un des risques majeurs en matière d’expérience collaborateur est la déception. Or si vos employés constatent un écart entre les effets externes et les effets internes de votre marque employeur, ils seront déçus et le feront savoir.
L’expérience réellement vécue par vos employés doit le moins possible différer de ce que vous affichez à l’extérieur. Autrement, vous risquez de voir votre taux d’engagement et de fidélisation s’effondrer… et votre travail saboté.
Là encore, synchronisez les services de votre organisation pour mettre en valeur l’expérience vécue de vos employés. Impliquez-les dans l’analyse et l’amélioration de votre procédure. Communiquez sur les effets réels de leur onboarding plutôt que sur les bénéfices escomptés.
Vous ferez ainsi de vos nouvelles recrues vos meilleurs ambassadeurs et entamerez une relation suffisamment saine pour durer. En somme, vous aurez réussi cette toute première étape dans votre stratégie de fidélisation des talents, si difficilement recrutés.
Article écrit par Emma Reverseau, Product Marketing chez Neocase avec la complicité de Mélanie Bittar Chercheuse en Expérience Collaborateur.