Conformité RGPD et digitalisation RH : ce que doivent savoir les entreprises

La digitalisation des services RH est aujourd’hui essentielle pour améliorer l’expérience collaborateur, réduire les tâches manuelles et gagner en efficacité. Cependant, dans le contexte européen, la protection des données personnelles et la conformité au RGPD sont des enjeux majeurs que toute entreprise doit maîtriser.

Chez Neocase, nous aidons les entreprises à automatiser et digitaliser leurs processus RH tout en respectant strictement les exigences réglementaires locales.

1. Pourquoi le RGPD est crucial dans les RH

Les services RH traitent des informations sensibles : données personnelles, dossiers médicaux, rémunération, évaluations de performance, etc. Une gestion manuelle ou dispersée de ces données peut entraîner :

• Risques de fuites ou pertes de données.
• Non-conformité aux obligations légales.
• Sanctions financières importantes pour l’entreprise.

Le RGPD impose que ces données soient :

• Collectées légalement et de manière transparente.
• Stockées de façon sécurisée et accessible uniquement aux personnes autorisées.
• Facilement traçables pour répondre aux demandes des collaborateurs et des autorités.

2. Comment la digitalisation RH aide à respecter le RGPD

Une solution RH digitale comme Neocase permet de :

• Centraliser les données dans un portail unique sécurisé.
• Automatiser les processus pour réduire les erreurs humaines et les doubles saisies.
• Contrôler les accès grâce à des permissions granulaires par rôle, équipe ou type de demande.
• Assurer la traçabilité complète des actions et validations pour chaque dossier employé.
• Gérer le cycle de vie des documents conformément aux règles locales de conservation et d’archivage.

Exemple : dans nos projets avec des institutions publiques françaises comme le ministère de l’Économie et des Finances ou l’APHP, nous avons automatisé le suivi des documents RH sensibles, garantissant sécurité, conformité et transparence.

3. Les bénéfices pour les entreprises européennes

Digitaliser les processus RH tout en respectant le RGPD offre de nombreux avantages :

• Réduction des risques liés aux violations de données personnelles.
• Gain de temps pour les équipes RH, qui peuvent se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.
• Amélioration de l’expérience collaborateur, grâce à un accès rapide et sécurisé à leurs informations et documents.
• Reporting et audits facilités, avec une traçabilité complète et automatisée.

4. Intégration avec les outils existants

Neocase s’intègre facilement avec les principaux SIRH et solutions de paie, comme SAP SuccessFactors, Workday, Cegid ou Sopra HR, permettant de :

• Synchroniser les données RH en temps réel.
• Automatiser les workflows tout en respectant la conformité RGPD.
• Offrir une expérience fluide pour les employés et les managers.

5. Conclusion

Pour les entreprises européennes, digitaliser les services RH ne signifie pas seulement automatiser les processus, c’est aussi garantir la sécurité, la traçabilité et la conformité aux réglementations locales.

Chez Neocase, nous accompagnons les organisations dans cette transformation digitale responsable, en combinant innovation, sécurité, conformité et souverainneté.

Vous souhaitez sécuriser et digitaliser vos processus RH tout en respectant le RGPD ?