Article de blog tiré du témoignage de Dominique Giljean, HR Operational Excellence, Digital Transformation & HRIS Director lors du User Day 2023, évènement francophone organisé par Neocase pour ses clients. ▶️Voir la vidéo du témoignage

Témoignage Client : Le Voyage Transformateur de Framatome avec Neocase

1. Découverte des défis

2. Lancement de la transformation digitale

3. Processus d'Onboarding Framatome

4. Bénéfices clés de la solution Neocase

5. Facteur de réussite

6. Reconnaissance et déploiements futurs

7. Aller plus loin

Découverte des défis

Lors de son tour des 17 établissements de Framatome, Dominique Giljean a rapidement constaté que chacun fonctionnait de manière autonome, avec des processus d'embauche variés et des contrats de travail modifiés selon les préférences locales. Chaque site se considérait unique, justifiant ainsi ses propres méthodes, ce qui rendait la standardisation et l'optimisation des processus RH d'autant plus cruciales.

Alors qu'il commençait à planifier les améliorations nécessaires, la pandémie de Covid-19 a frappé, imposant de nouvelles contraintes. Framatome a dû adapter ses méthodes de travail en urgence, avec, par exemple, des roulements pour se rendre au bureau et des contrats de travail signés et envoyés par lettre recommandée. Dominique a compris qu'il fallait repenser les modes de travail de manière profonde et durable.

Lancement de la transformation digitale

C'était le moment idéal pour initier une conduite du changement ambitieuse. Trois chantiers majeurs ont été identifiés pour transformer les processus RH de Framatome :

Standardisation et alignement des processus et documents

• Dominique Giljean et son équipe ont passé 12 mois à unifier les processus (CDI, CDD, Cadres, Non-Cadres) et les documents associés.
• Un travail rigoureux a permis de justifier le retour sur investissement (ROI) attendu de l'implémentation d'une solution digitale, avec un ROI supérieur à 5.

Choix d'un outil digital

• L'objectif était de lier le module de recrutement de leur solution HCM au portail Neocase.

Déploiement de Neocase

• • Amélioration de l'expérience utilisateur et intégration complète dans l'écosystème SIRH de Framatome.

➡️ Lire la Customer Success Story de et apprenez-en plus sur le contexte et les résultats du projets de Framatome avec Neocase

Processus d'Onboarding Framatome

En 2020 personne ne parlait d'Onboarding en France. Framatome à donc dû aborder une approche d'excellence opérationnelle pour définir où celui-ci devait commencer et se terminer. Après un travail long mais essentiel, Framatome décide d'activer le processus d'embauche dès l'accord oral du candidat par téléphone. S'ensuivent 4 étapes clés :

1. Embauche Administrative : Ouverture du portail RH pour permettre au futur salarié d'importer ou télécharger les documents importants directement via Neocase, simplifiant ainsi les démarches administratives.
2. Préparation de l'arrivée : Notifications automatiques aux parties prenantes pour garantir que tout soit prêt le jour J, évitant ainsi les mauvaises surprises (équipes pas prévenues, équipements ou accès manquants...)
3. Preboarding : Acculturation des nouveaux embauchés via l'accès à la documentation et au e-learning avant leur premier jour, rassurant les futurs collaborateurs et réduisant les no-shows.
4. Jour de l'arrivée et suivi : Circuit d'intégration, suivi des e-learning et formations, avec un processus qui se termine à la fin de la période d'essai.

Grâce à Neocase, Framatome a automatisé l'envoi de notifications et de formulaires de fin de période d'essai, améliorant ainsi la rigueur et l'efficacité des processus RH.

Bénéfices clés de la solution Neocase

Les avantages de cette transformation digitale ont été nombreux :

• Amélioration de la qualité des données : Des données saisies avec plus de précision et cohérence.
• Outil évolutif : Intégration standardisée à grande échelle, gérant jusqu'à 150 arrivées par mois.
• Conformité RGPD : Accès sécurisé aux données selon les besoins des utilisateurs.
• Standardisation des documents : Centralisation des documents juridiques (propositions d'embauche, contrats de travail).
• Gain de temps : ROI confirmé supérieur à 5, grâce à l'optimisation des processus.
• Maintien du lien avec le candidat : Réduction des no-shows en engageant les candidats avant leur arrivée.
  
  

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« Plus de 700k€/an d’économies au niveau Framatome si on traite les activités : Embauches & arrivées, Départs, Mouvements internes / Mutations »

Dominique Giljean, HR Operational Excellence, Digital Transformation & HRIS Director, Framatome

Facteurs de réussite

Le succès de ce projet repose sur plusieurs éléments clés :

• Sponsorship : Soutien indéfectible du comité exécutif et du DRH Groupe.
• Standardisation préliminaire : Approche Lean sur 12 mois avant le lancement du projet digital.
• Equipe projet compétente : Expertise technique en SIRH.
• Déploiement progressif : Site pilote avant extension aux 17 établissements.
• Améliorations continues : Adaptations en cours de route pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Reconnaissance et Déploiements Futurs

Cette transformation audacieuse a valu à Framatome le Trophée de l'équipe RH Digitale 2023 du Groupe RH&M pour sa solution "Collaborative X-Boarding", intégrant, entre autres, Neocase à Cegid-Talentsoft et Docusign. Ce succès repose notamment sur la capacité de Framatome à donner accès aux environnements e-learning avant même que le matricule RH ne soit géré dans les systèmes.

Les déploiements en cours et à venir avec Neocase incluent :

• Processus d'Onbaording pour Alternants et Stagiaires : Intégration des écoles dans le processus.
• Processus d'Offboarding : Gestion des départs pour optimiser la performance et la sécurité, et générer des recommandations positives.
• Processus d'Onboarding culturel pour les externes : Intégration culturelle dans le cadre de fusions et acquisitions, pour maintenir l'unité et l'identité de Framatome.

Grâce à cette transformation digitale, Framatome a non seulement harmonisé ses processus RH, mais a également renforcé l'engagement et la satisfaction de ses nouveaux collaborateurs. Ce projet, témoignage d'innovation et de résilience, positionne Framatome comme un modèle d'excellence opérationnelle en gestion des ressources humaines.

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