Comment expliquer les écarts de coût du bulletin de paie... et comment les réduire ?

Introduction

L’infographie réalisée par ConvictionsRH, "Benchmark de la performance Paie", met en évidence une réalité bien connue des professionnels RH : le coût d’un bulletin de paie peut varier considérablement d’une organisation à l’autre. Ces écarts s’expliquent par trois facteurs majeurs : le modèle organisationnel, le niveau de digitalisation et le degré d’automatisation.

Et lorsque cette automatisation s’appuie sur la puissance de l’IA, elle ne se contente plus d’être un levier — elle devient un véritable catalyseur de performance.

La bonne nouvelle ? Neocase maîtrise tous ces domaines. Découvrez comment nous pouvons vous aider à réduire le coût de votre bulletin de paie.

Neocase, pionnier de la digitalisation des CSP

À la lecture des indicateurs révélés par ConvictionsRH – et confirmés par l’ensemble des analystes du marché – la mise en place d’un Centre de Services Partagés (CSP) apparaît comme une stratégie efficace pour réduire ces coûts, grâce à la mutualisation des compétences, à une meilleure répartition des charges et à la réalisation d’économies d’échelle.

En France, dès la fin des années 2000, Neocase a accompagné la mise en place des tout premiers CSP paie, dans des secteurs tels que l’automobile, le transport aérien ou la défense. En digitalisant leurs activités, la solution Neocase HR a permis d’automatiser de nombreuses tâches, réduisant les délais de traitement ainsi que les risques d’erreurs liés à la saisie manuelle ou au transfert d’informations.

Depuis, Neocase n’a cessé d’innover pour accompagner la transformation digitale des services RH.

Le portail RH, pilier d’une digitalisation efficace

En déléguant intelligemment aux collaborateurs une partie de leur gestion administrative, les portails RH – aujourd’hui disponibles sous forme d’applications mobiles ou d’agents virtuels intégrés aux environnements de travail numériques – jouent un rôle central.

Grâce à sa capacité à capter les demandes et les événements déclencheurs des éléments variables de paie, la plateforme Neocase permet notamment de :

• Réaliser des démarches en self-service, avec la saisie directe des demandes par les collaborateurs (acompte, changement de RIB, absences…)
• Partager la connaissance RH avec les employés et leurs managers via une base de connaissances intelligente, pour leur permettre de trouver les réponses à leurs questions sans solliciter les gestionnaires paie
• Suivre et traiter efficacement les demandes post-paie grâce à un outil de gestion collaborative
• Garantir la qualité des données via un système rigoureux de contrôles intégrés

En réduisant la charge des gestionnaires, les organisations abaissent mécaniquement leurs coûts opérationnels – un enjeu de taille, quand on sait que 66 % du coût du bulletin de paie est lié aux salaires des gestionnaires RH et Paie, selon ConvictionsRH.

Au-delà des gains de temps, la solution digitale améliore la traçabilité, ouvre la voie à des optimisations futures, et contribue à une meilleure expérience pour les employés comme pour les gestionnaires.

Industrialiser la fonction paie grâce à l’automatisation et à des outils conçus pour les RH

Conçue au plus près des besoins des CSP paie, la solution Neocase intègre des fonctionnalités sur mesure pour optimiser les performances opérationnelles.

Dès sa conception, elle permet de modéliser toutes les formes d’organisation : multi-niveaux, centralisées, localisées, régionales, internationales ou globales. Cette flexibilité native garantit une gestion collaborative fluide, fondée sur les périmètres de responsabilité, les compétences et la disponibilité des gestionnaires, ainsi que le profil des employés.

Autre atout clé : la gestion des SLA et des OLAs, qui permet de piloter les délais de traitement des demandes et des étapes intermédiaires les plus complexes. Résultat : un haut niveau de satisfaction pour les employés, dont les demandes sont traitées rapidement et efficacement.

La solution Neocase propose également un ensemble de fonctionnalités qui impactent directement le coût d’un bulletin de paie :

• Autoclassification des demandes liées aux EVP : grâce à l’IA et à la distribution intelligente, toutes les demandes (portail, mail, appli mobile, chatbot…) sont automatiquement adressées au bon gestionnaire
• Traitement automatique des documents entrants (RIB, justificatifs...) : la technologie Computer Vision permet une lecture rapide et sécurisée des documents, avec traitement anti-fraude
• Génération automatique de documents RH, intégrée aux processus self-service (ex : demande d’attestation)
• Contrôles automatisés (erreurs, fraudes), appliqués à chaque demande entrante
• Intégration native aux logiciels de paie et suites HCM, pour éviter les ressaisies, sources d’erreurs et de failles de sécurité
• Traduction automatique, pour les CSP gérant des populations internationales, pour offrir à chacun la possibilité d’évoquer les sujets RH (et leurs conséquences sur la paie) dans sa langue maternelle
• Rapports analytiques, pour améliorer en continu la performance opérationnelle des CSP

➡️ Découvrir la liste complète des fonctionnalités essentielles de Neocase

Et en pratique ? Exemple avec un arrêt maladie

Prenons un cas concret : l’arrêt maladie. Sans outil RH intégré à votre solution de paie, le collaborateur doit envoyer son arrêt sous 48h, par courrier ou en main propre. Le document est ensuite scanné, archivé, traité par le gestionnaire, puis saisi manuellement.

Avec Neocase, le processus devient bien plus fluide : le collaborateur photographie son arrêt depuis son smartphone via l’application RH. Le document est automatiquement reconnu, les données extraites et intégrées dans le logiciel de paie après un simple contrôle visuel du gestionnaire concerné. Le document est ensuite archivé en toute conformité.

Gain de temps, réduction des erreurs, traçabilité garantie.

Conclusion

En appliquant ces bonnes pratiques, Gartner observe une réduction des coûts pouvant aller jusqu’à 30 %.

Chez Neocase, notre retour d’expérience – fort de centaines d’implémentations dans tous les secteurs – confirme des résultats concrets :

• Réduction de 70 à 90 % des demandes d’information RH,
• Diminution jusqu’à 70 % des erreurs de traitement.