👉 Article traduit de l'anglais : "The big challenge for enterprise employee onboarding. And how to fix it"
Le grand défi de l'onboarding des nouveaux collaborateurs dans les grandes entreprises, et comment le relever !
En matière d’onboarding, les grandes entreprises font face à un défi que n’ont pas à affronter les PME. Réussir ce défi est indispensable pour maximiser le retour sur investissement de vos processus d'onboarding et la valeur ajoutée de vos ressources humaines.
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La problématique de l’onboarding dans les grandes entreprises
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Pourquoi l'onboarding est difficile pour les grandes entreprises
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La qualité de l’onboarding dépend-elle des outils utilisés ?
- Pour aller plus loin
La problématique de l’onboarding dans les grandes entreprises
L’onboarding collaborateur consiste à apporter aux nouvelles recrues les outils, les connaissances et l’accompagnement dont elles ont besoin pour réussir. C’est le processus par lequel un excellent candidat devient un excellent collaborateur.
Cela semble relativement simple. Mais, un problème apparaît rapidement :
Les entreprises engagent des centaines, voire des milliers de collaborateurs chaque année. Ils intègrent différentes équipes, à différents niveaux et avec des contrats de travail différents. Ils peuvent aussi travailler dans différents bureaux, à domicile et dans différents fuseaux horaires.
Ils utilisent tous des outils et des systèmes différents, et ont besoin d’autorisations différentes pour travailler sur les systèmes et les outils partagés.
Et une problématique principale se dessine :
Dans les grandes entreprises, des milliers de collaborateurs ont besoin chaque année d’outils, de base de connaissances et d’un accompagnement différent. Que ce soit lors de leur arrivée au bureau (physique ou à distance), que dans l'explication des différents outils et services qui leurs sont proposés, que dans leur intégration avec leurs nouveau collègues et peut-être meilleurs alliés dans l'entreprise.
💬 Prenons l’exemple de Devan :
"Devan est un nouveau Directeur Marketing qui quitte Londres pour Paris afin d’intégrer votre entreprise. Il a des besoins variés et complexes pour son onboarding. Par exemple : des conseils pour son changement de lieu de résidence ou des informations sur la politique de de l’entreprise (en anglais, pas en français, car il ne parle pas du tout la langue du pays où il fait sa mobilité).
Il ne connaît pas nécessairement votre outil CRM et a donc besoin d’une formation. Il connait LinkedIn, mais une préparation aux différences culturelles en matière de communication lui serait peut-être utile.
De plus, Devan est en télétravail le vendredi ; il a donc besoin des outils adaptés au travail à distance, et d’une formation en cybersécurité pour se protéger contre les failles de sa connexion haut débit peu sûre. Il intègre votre entreprise qui est dans le domaine de l'industrie aéronautique, c'est donc un besoin prioritaire.
Il n’a jamais travaillé en France. Pour se sentir à l’aise au bureau, il a besoin d’un accompagnement qui aurait été inutile pour son prédécesseur français. Il a également des besoins spécifiques de formation et de développement professionnel pour s'adapter à la culture notamment et manager une équipe composée de français, d'italiens, d'allemands et d'anglais.
L’onboarding doit durer au moins trois mois, mais ne s’arrête pas net après cette période. Le collaborateur passe de candidat à nouvel entrant puis à employé confirmé, en suivant les processus normaux de votre gestion des talents."
Mais Devan n’est pas le seul concerné. Il existe des centaines, voire des milliers de Devan.. Ils intègrent tous votre entreprise au cours de l'année et ont les même besoins, et le souhait d'une expérience lors de leur onboarding.
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Pourquoi l’onboarding est difficile pour les grandes entreprises ?
Elles font face à une immense complexité. L’onboarding est du ressort des RH, mais il concerne tous les services et exige la participation de toute l'entreprise.
Cette complexité est souvent responsable d’une mauvaise expérience d’onboarding pour toutes les parties prenantes :
👉Pour les nouveaux collaborateurs
Les nouveaux collaborateurs sont soumis en permanence à des frictions. Les e-mails se perdent, l’information ne circule pas et ils doivent répondre à la même question un nombre incalculable de fois. Ils remplissent des formulaires, les renvoient, les remplissent à nouveau, puis finissent par perdre patience.
À long terme, un mauvais onboarding devient une menace pour l’engagement et la productivité. De plus, jusqu’à 20 % des départs se produisent durant les 45 premiers jours. Une mauvaise expérience d’onboarding peut donc conduire à un effondrement de la rétention et à une explosion des coûts de recrutement.
👉Pour les RH
Les RH sont confrontées à un grand challenge. Chaque nouvel employé génère des centaines de tâches. Des tâches considérées comme "anodines", que ce soit définir les connexions IT ou prévenir la cafétéria d’une allergie aux fruits à coques. Ces tâches se transforment en allers-retours pénibles et frustrants.
De plus, les RH doivent envoyer, réclamer, vérifier, transmettre, classer les documents des nouveaux entrants ainsi que répondre à toutes leurs questions.
Dans les petites entreprises, les RH ont les ressources pour gérer ces tâches en temps normal, car une entreprise à taille humaine signifie plus de proximité, plus de communication directe et une flexibilité de la part des RH pour s'adapter en permanence. Mais dans les grandes entreprises, l’onboarding est un processus chronophage, frustrant, sujet aux erreurs et impliquant beaucoup d'intervenants différents (dans des pays, des langues et des fuseaux horaires différents). C’est la raison principale pour laquelle les processus Onboarding rencontrent des difficultés : les gestionnaires RH dépensent énormément d’énergie pour que tout le monde ait le même niveau d‘information et passent leurs journées à résoudre des problèmes au lieu de créer de la valeur ajoutée.
👉Pour la direction
L’onboarding est essentiel pour l’entreprise.
Les études montrent qu’un onboarding réussi génère systématiquement de meilleurs résultats, tels qu’une augmentation de la productivité et des performances, ce qui intéresse fortement la direction.
Dans un monde qui évolue rapidement et innove constamment, les entreprises n’ont pas d’autre choix que de mobiliser efficacement leurs collaborateurs. L’onboarding est une étape déterminante qui stimule la croissance et la compétitivité. Bien le réussir est essentiel.
Quelles solutions à envisager ?
En deux mots : LA TECHNOLOGIE. Mais ce n’est pas aussi simple.
De nombreuses solutions d’onboarding ne sont pas adaptées à la taille de l'entreprise et sont incapables de surmonter la complexité propre à l’intégration dans de grandes entreprises, qui sont à la recherche de standardisation mais aussi de flexibilité !
Ce qu'il faut, c'est une technologie qui puisse s'étendre à l'ensemble de l'entreprise, en réunissant toutes vos équipes et tous vos systèmes hétérogènes. Une technologie qui relie les deux parties et trace entre elles un parcours d’intégration fluide. 
Il existe de nombreuses solutions d’onboarding sur le marché, mais pour une grande entreprise c’est la capacité à gérer cette complexité qui fait la différence.
Vous avez besoin d’une solution d’onboarding – telle que celle proposée par Neocase – qui s’intègre facilement avec vos systèmes déjà en place.
Mieux encore, une solution d’onboarding qui s’intègre avec les systèmes utilisés par tous. Une solution qui ne s’intègre pas seulement avec vos systèmes HCM, ATS ou de gestion de talents et de formation en ligne, mais aussi avec vos outils de paie et de communication, votre ERP, votre solution de veille concurrentielle et avec tout autre système pertinent.
Vous créerez ainsi une expérience d’onboarding fluidifiée et plus satisfaisante pour tous.
👉Pour les nouveaux entrants
Il vous suffit de configurer les processus d’onboarding en les adaptant à chaque nouvel entrant (à l’aide du concepteur de processus de Neocase, un outil simple sans codage). Les nouveaux collaborateurs n’ont alors plus qu’à suivre le parcours tracé.
💬"Devan peut se connecter partout à un portail unique et ingénieux, à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Il reçoit des alertes pour remplir des formulaires, vérifier les informations de la paie le concernant, terminer une formation, etc. Il peut retrouver tout son dossier au même endroit. S’il a des équipes, il peut voir les informations les concernant, comme leurs indicateurs de performances ou l’historique des arrêts maladie.
Si Devan rencontre un problème, le chatbot le résout, ou transmet le problème à un agent RH qui pourra le solutionner. S’il a une question, il consulte sa base de connaissances personnalisée qui a été configurée pour faire apparaître uniquement les informations dont il a besoin ou pour anticiper ses besoins d’information grâce à l’IA. Si des informations supplémentaires lui sont nécessaires, il peut toujours contacter les RH via le chatbot, le live chat ou en remplissant une demande."
Une expérience employé de dernière génération qui permet aux clients de Neocase d’obtenir 80 à 85 % de résolutions au niveau zéro.
👉Pour les RH
Neocase facilite l’onboarding des employés.
Plus besoin d’envoyer un message à l’IT pour créer les logins. Vous préconfigurez le processus et l’IT reçoit automatiquement une alerte pour créer les logins en temps voulu ainsi que des rappels automatiques. En cas de problème, l’information est remontée automatiquement à la bonne personne.
Les gestionnaires RH ne sont sollicités que lorsque leur intervention est nécessaire. Ils consacrent ainsi beaucoup moins de temps aux tâches administratives et aux relances.
👉Pour la direction
Utiliser Neocase pour optimiser les processus RH, notamment l’onboarding mais également toutes les étapes du parcours collaborateur (preboarding, le crossboarding et le offboarding), stimule la productivité et réduit considérablement les coûts opérationnels.
Notre solution renforce le HR service delivery et donne plus de moyens aux collaborateurs, qui accèdent ainsi aux outils, aux connaissances et à l’accompagnement nécessaires à leur réussite. Et ce dès leur premier jour dans l’entreprise.
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La qualité de l’onboarding dépend-elle des outils utilisés ?
Il est difficile d’élaborer un programme d’onboarding performant parce que cette complexité est propre aux grandes entreprises. Mais même pour ces grandes entreprises, l’onboarding n’offre un retour sur investissement maximal que s’il est simple et fluide.
💡 C’est ce que permet une technologie adaptée, qui s’intègre dans toute l’organisation et trace un parcours unifié entre les services, les systèmes et les collaborateurs concernés par l’onboarding.
Neocase RH est une solution RH souple et évolutive, conçue pour les RH, développée par les RH et gérée par les RH.
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