Gérer simplement les demandes post offboarding
Un besoin exprimé dans toutes les entreprises
De retour de vacances, vous voilà prêts à attaquer les chantiers RH les plus brûlants : accueillir vos nouvelles recrues, dénicher les talents manquants, faire progresser vos équipes, améliorer les conditions de travail de tous tout en faisant grandir votre organisation… Une quantité de nouveaux défis vous tendent les bras.
C’est pourtant un ancien dossier qui tombe en premier dans votre boite mail, avec une demande d’information pour le calcul des droits à la retraite d’un ancien salarié qui en profite au passage pour demander si la portabilité de sa complémentaire santé couvre bien les besoins de sa femme. Il ne manque pas de terminer son message en prenant des nouvelles de l’équipe et des affaires en général.
La réalité vous a encore rattrapé en vous rappelant que les dossiers administratifs des employés ne s’arrêtent pas à leur pot de départ. Vous pensiez pourtant avoir coché toutes les cases avec l’offboarding de votre ancien salarié : entretien de départ, calcul du solde de tout compte, remboursement des notes de frais, calcul des congés payés et des RTT restants, restitution du matériel, organisation du pot de départ, remise des cadeaux… Et pourtant, les sujets pour lesquels vos anciens employés ont besoin de contacter leur employeur ne manquent pas.
Une réponse sur mesure pour chaque collaborateur
Comme toutes les tâches administratives, ces demandes sont longues à traiter et requièrent des réponses précises et personnalisées. Elles viennent augmenter la charge administrative des agents RH, qui manquent déjà tellement de temps et de moyens pour se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.
C’est pourquoi la mise en place d’un portail « Alumni » vous permet d’offrir à vos anciens employés un espace dédié pour partager des contenus personnalisés, traiter leurs demandes et mettre à leur disposition leur dossier administratif.
Offrir une permanence des services RH même après le départ
Tous les bénéfices d’un SAV RH intelligent
Accessible 24h/24 et 7j/7, le portail Alumni est un espace personnalisé et sécurisé en fonction du profil de vos anciens employés. Une base de connaissances permet de trouver l’information par soi-même et de réduire le nombre de demandes envoyées aux services RH. Elle est organisée en rubriques et dotée d’outils intelligents de recherche et de suggestion de contenus pour augmenter son efficacité. Pour tous vos anciens employés, un tel portail vous offre l’occasion de partager les actualités de votre entreprise, afin d’en propager la culture. Vous pouvez aussi le lier avec votre site carrière pour diffuser plus largement vos offres d’emploi.
Diminuer la charge de travail administratif de vos équipes RH
Votre portail Alumni pourra aussi permettre à vos anciens employés d’accéder à un catalogue de services RH ou de formuler des demandes d’ordre plus général. La mise en place de services digitalisés offre tous les avantages de l’automatisation pour les requêtes récurrentes. Les demandes restantes pourront être automatiquement transférées au bon gestionnaire en fonction du sujet de la demande, mais aussi de la compétence, de la charge de travail et du niveau de polyvalence de vos gestionnaires RH.
Autonomiser vos anciens salariés
Enfin, en dédiant un portail à vos anciens employés, ils pourront consulter et télécharger eux-mêmes leurs documents RH : fiches de paie, attestations de travail ou de fin de contrat, lettres de recommandation, etc.
Des points bonus pour votre marque employeur
Stratégiquement, un portail Alumni déchargera donc vos équipes RH tout en offrant à vos anciens employés une expérience fluide et personnalisée. Ce maintien d’une qualité de services optimale fera de vos anciens employés vos meilleurs ambassadeurs. Voire, cela leur donnera peut-être envie de regagner vos effectifs en grossissant les rangs des employés dits boomerang. Quant à vos employés actuels, ils trouveront dans cette bonne pratique initiée par leur employeur, de quoi encourager davantage leur engagement et leur confiance.
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