💡Le saviez-vous ? D'après le Baromètre du Numérique 2022, Ministère de l’Économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique, en moyenne, la génération Z (18-24 ans) consulte son téléphone plus de 50 fois par jour. Si l’on commente souvent les conséquences de ce surinvestissement, on s’attache rarement à en décortiquer les raisons. Elles sont pourtant simples. Nos smartphones nous offrent un panel de services XXL depuis un outil XXS et répondent exactement à nos « besoins » (ou du moins à nos attentes et nos envies). Comment ? en étant paramétrés sur mesure par l’utilisateur lui-même et en diffusant des contenus préalablement sélectionnés par des algorithmes savants. Une recette que vous pouvez tout à fait appliquer aux outils numériques que vous mettez à la disposition de vos employés pour voir les miracles s’accomplir.
-
Les trois piliers d'un portail "employee-centric"
-
Du XXS au XXL
-
La magie du self-service...
-
... et la puissance de la digitalisation
- Pour aller plus loin
Les trois piliers d’un portail « employee-centric »
Si vous souhaitez voir le taux d’adoption de votre portail RH grimper en flèche, suivez ces trois conseils. Ils sont le fruit de nos 15 ans d’expérience en HR Service Delivery et des meilleures pratiques de nos clients, dont certains affichent des taux d’adoption de 100%.
Offrez toutes les fonctionnalités, et rien que les fonctionnalités, nécessaires à vos employés.
En personnalisant les catalogues de services, vous ciblerez les fonctionnalités par groupes d’employés. Par exemple, dans le cas d’une compagnie aérienne, le personnel naviguant et le personnel au sol n’accèderont pas aux mêmes demandes de prime. Ou encore, lorsqu’une société est implantée sur plusieurs sites, chaque employé pourra faire une demande de télétravail selon les conditions qui lui sont accordées.
Pour aller plus loin, vous pouvez mettre en place un portail dédié aux managers, qui cumulent plusieurs fonctions et qui sont devenus des rouages essentiels au bon fonctionnement des organisations. De la même manière, ex et futurs employés, mais aussi alternants ou stagiaires, ont des besoins et des attentes spécifiques. Dédier un portail à ces usages particuliers renforcera à la fois leur engagement et leur sentiment d’appartenance.
Personnalisez le fond et la forme
Pour améliorer la pertinence des ressources que vous mettez à la disposition de vos employés, vous pouvez attribuer un rôle à chacun d’entre eux, en fonction du pays dans lequel ils travaillent, de leur branche, de leur société si celle-ci appartient à un groupe, de leur fonction, de leur statut, etc. Ainsi, vous vous assurez de délivrer une information sur mesure, qui concorde avec non seulement le droit du travail, mais aussi avec la convention collective applicable, votre accord d’entreprise ou votre accord de site.
Le profil de vos employés est aussi à prendre en compte. Par exemple, un futur embauché appréciera de lire des articles ressources sur la culture de l’entreprise, l’existence d’un éventuel dress code, ou toute autre information qui lui permettra de se projeter plus facilement au sein de sa future équipe. Pour un salarié actif, les recherches les plus courantes concernent le compte épargne temps et la médaille du travail. Inspirez-vous de ces usages pour délivrer un contenu pertinent. Vous réunirez ainsi les conditions de base d’une communication réussie : adapter le message au destinataire !
Quant à la forme, en tant que prolongement de votre département RH, votre portail doit pouvoir se mettre aux couleurs de votre entreprise. Logo, codes couleur, charte graphique : personnalisez non seulement votre portail, mais aussi vos courriels, vos modèles de formulaire et les documents générés automatiquement.
Parlez sa langue
Cela semble évident, mais lorsque l’on travaille pour une multinationale ou que l’on est travailleur étranger, les choses peuvent se compliquer. Chez Neocase, notre portail propose désormais 28 langues différentes. Il offre aussi l’option de lecture de droite à gauche pour les employés lisant l’arabe ou l’hébreu. Prendre les choses dans le bon sens : c’est du bon sens.
Du XXS au XXL
Votre téléphone est comme une porte d’accès sur le monde des services ? votre portail RH aussi ! Pour une expérience réussie, centralisez tous les services RH au même endroit. Si votre portail est pensé pour être une plateforme de « Service Delivery », pourquoi ne pas le synchroniser avec les autres services RH ? Catalogue de formation, gestion de la paie, gestion des temps, portail du CSE, sites carrières, avantages sociaux : certaines solutions peuvent s’intégrer par API ou fichiers plats, mais toutes peuvent être accessibles depuis votre portail RH en les liant entre elles. En bonus, faites profiter de la connexion SSO à vos employés actifs qui utilisent un ordinateur ou une tablette au quotidien. Cela leur évitera d’avoir à retenir autant de logins et de mots de passe que d’applications RH (en moyenne, chaque Français gère 150 identités numériques, vous pouvez faire en sorte de ne pas les accabler davantage !). Pour vos futurs employés, pour ceux qui ne travaillent pas sur ordinateur, pour vos salariés absents désirant accéder à leurs services ou encore pour ceux qui ont quitté vos effectifs, un mode d’authentification classique reste nécessaire.
La magie du self-service…
Une fois bien désigné, paramétré et personnalisé, votre portail RH permettra facilement à votre organisation d’en tirer bénéfice. En trouvant par eux-mêmes l’information recherchée, vos employés formuleront forcément moins de requêtes à votre département RH[1]. C’est le cercle vertueux des bases de connaissance RH bien paramétrées : plus elles offrent de réponses satisfaisantes, plus les employés vont l’utiliser pour répondre à leurs questions. Aujourd’hui, l’intelligence artificielle peut venir donner un coup d’accélérateur à cette bonne performance.
Aux bénéfices de cette autonomisation, ou empowerment, de vos employés s’ajoutent ceux d’un Service Delivery performant. Votre portail RH permet en effet à vos employés de formuler toutes leurs demandes RH quel que soit le sujet de la demande. Dans ce cas, pour optimiser l’expérience utilisateur, vous pourrez offrir à vos employés un accès multicanal : portail, emails, téléphones avec CTI, chatbot, espaces de travail numériques comme Teams ou Slack et live agent.
Vos employés sont multiples, vous devez donc multiplier les solutions que vous leur apportez, tout en les rassemblant dans un seul et même outil.
[1] Moins de 300 articles permettent de répondre à 70% des demandes
… et la puissance de la digitalisation
Vous êtes prêts pour livrer à vos employés une expérience unique dans leur usage de vos services RH ? Félicitations ! mais n’oubliez pas de tirer le meilleur de la digitalisation en analysant les usages de vos outils pour les améliorer en continu. Collectez les feedbacks de vos usagers en diffusant des enquêtes de satisfaction, analysez les usages de vos bases de connaissance, éditez des rapports sur l’utilisation des services et choisissez une solution qui vous offrira des tableaux de bord simples et intuitifs. Vous identifierez plus facilement les axes d’amélioration possibles : nouvelle indexation des articles en fonction des mots-clés les plus utilisés, enrichissement de la base de connaissances en fonction des sujets les plus recherchés, mise en avant de processus spécifiques en fonction des saisons, etc.
Vous voulez en savoir plus ?
